Tietosuojaseloste 5.1.2026

1. Rekisterin pitäjä 

Vesilaitosyhdistys, Aleksanterinkatu 44 A, 00100 Helsinki, puh. (09) 8689 010. Y-tunnus: 0202570-3, sähköposti: vvy(a)vvy.fi

2. Tietosuojavastaava 

Toimitusjohtaja Riku Vahala: riku.vahala(a)vvy.fi. 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö 

Koordinaattori Heli Ala-Pohja: heli.ala-pohja(a)vvy.fi

4. Rekisterin nimi

Vesilaitosyhdistyksen jäsen-, sidosryhmä- ja asiakasrekisteri eli Futural-järjestelmä. 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään Vesilaitosyhdistyksen omiin tarpeisiin. Kaikkien Futural-järjestelmää käyttävien on rekisteröidyttävä järjestelmään.

Jäsensuhteen ylläpito: Jäsenten ja yhteistoimintajäsenten tietoja kerätään jäsensuhteen hoitoon, kuten tiedotusta, ohjeistusta ja neuvontaa, jäsenmaksujen laskutusta, verkkopalvelua sekä uutiskirjeen, jäsenkirjeiden ja tiedotteiden postitusta varten. Tietoja voidaan käyttää myös Vesilaitosyhdistyksen ja vesihuoltoalan tutkimus- ja kehitystyöhön.

Asiakassuhteet ja niiden ylläpito: Jäsenten, yhteistoimintajäsenten, sidosryhmien, asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja kerätään julkaisuiden ja ohjeiden myyntiä varten sekä koulutusten, vesihuoltopäivien ja tilaisuuksien järjestelyihin ja markkinointiin (ilmoittautumisten hallinta, tilaisuuksista viestiminen, koulutusten ja tilaisuuksien markkinointi, osallistujatiedot, laskutus, luennoitsijapalkkion ja matkakorvauksien maksaminen ja tilaisuuksien kehittäminen). Vesihuoltoalalla toimivien tietoja kerätään Vesilaitosyhdistyksen toiminnasta, jäsenyydestä, tilaisuuksista ja julkaisuista tiedottamiseen ja markkinointiin sekä vesihuoltoalan ajankohtaisten tapahtumien ja asioiden tiedottamiseen ja markkinointiin. Vesihuoltopäivien esitysehdotusten tietoja käytetään tapahtuman ohjelman laadintaan ja markkinointiin.

Kehittämisrahasto: Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään Vesihuoltolaitosten kehittämisrahaston hankkeiden hallinnointia varten sekä Vesihuoltolaitosten kehittämisrahaston toimintaan liittyvää viestintää ja tiedotusta varten. Rahoitusta hakevien hankkeiden yhteystiedot kerätään Futural-järjestelmään.

Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään Vesilaitosyhdistyksen verkkokyselyiden toteuttamista sekä niihin liittyvää jatkotyöskentelyä ja viestintää varten. Verkkokyselynä kerätään tietoja mm. Vesihuoltolaitosten kehittämisrahaston sekä Vesilaitosyhdistyksen koulutuksen ideakoriin sekä koulutuksen palautekyselyihin. Lisäksi Vesilaitosyhdistys toteuttaa myös muita kertaluonteisia tai säännöllisesti toistuvia kyselyitä, jotka on etupäässä suunnattu yhdistyksen jäsenistölle. Kyselyyn vastanneiden henkilöiden/tahojen tietoja kerätään sähköpostitse, Doodle- tai Webropol -kyselyjen kautta. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjälle kuuluva oikeutettu etu käsitellä tietoja ja viestiä yhteyshenkilöille kyselyn aiheeseen liittyvistä asioista. 

6. Rekisterin tietosisältö

Kontaktin tiedot: henkilön yritys/organisaatio, sukunimi, etunimi, tehtävänimike, lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköposti, yhteyshenkilön sähköposti.

Laskutustiedot: laskutettava yritys, Y-tunnus, osasto, katuosoite, postinumero- ja postitoimipaikka, maa, laskutusviite, verkkolaskuosoite, verkkolaskuoperaattori, asiakasnumero, markkinointikielto. Tilaisuudet, joihin osallistunut sekä tilaisuuskohtaisiin järjestelyihin liittyvät asiat esimerkiksi lähikoulutukset (erityisruokavalio), vesityökorttikoulutus (tehtävät osaamistestit, syntymäaika), työturvallisuuskorttikoulutus (syntymäaika, kortin suoritustieto, korttinumero), luennoitsijapalkkiot ja matkakorvaukset (henkilötunnus, osoitetiedot, pankki- ja verotiedot). 

Yrityksen tiedot: konserni, asiakasnumero, y-tunnus, virallinen nimi, organisaation käyttönimi, edellinen nimi, aputoiminimet, toimipiste, varsinainen jäsen/yhteistoimintajäsen/muu, toimintamuoto, AVI, kuntanumero, postiosoite, postinumero ja -toimipaikka, maa, käyntiosoite, käyntiosoitteen postinumero ja -toimipaikka, maa, puh/puh.vaihde, sähköposti, verkko-osoite, maksuehto, laskun kieli. 

Laskutustiedot: yritys, osasto, osoite, postinumero ja –toimipaikka, maa, verkkolaskuosoite, operaattori ja välittäjän tunnus, OVT-tunnus, yrityksen palvelutunnus, tunnuslukujärjestelmän jäsenyys. 

Jäsenyyteen liittyvät tiedot: toimiala, liikevaihto, laskutettu vesi- tai jätevesimäärä. Julkaisuiden tilausrekisteriin julkaisun tilaajan ilmoittamat yhteystiedot eli nimi, sähköpostiosoite, laskutusosoite, julkaisun toimitusosoite, jos eri kuin laskutusosoite. Lisäksi Vesihuoltopäivien esitysehdotuksessa annetut esitykseen liittyvät tiedot.

Vesihuoltolaitosten kehittämisrahaston hankerekisteri sisältää hankkeen nimen, haettavan rahoituksen, budjetin, hankkeen yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Lisäksi hankkeen muut rahoittajat ja epävarmat rahoittajat sekä toteuttajat ja epävarmat toteuttajat. Hankerekisteri sisältää hankkeisiin liittyviä tiedostoja sekä muita hankkeen toteutukseen liittyviä tietoja.

Rekisteri sisältää myös median tietoja ja median edustajien yhteyshenkilötietoja. Tietoja voidaan kerätä joko median edustajien ollessa yhteydessä yhdistykseen tiedustelujen, haastattelujen, tiedotteiden tai muun viestinnän yhteydessä tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta ja muista avoimista tietolähteistä, silloin kun tiedot ovat tarpeen viestintä- ja tiedotustoiminnan toteuttamiseksi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisterin tiedot saadaan jäsenyyden tai yhteistoimintajäsenyyden alkaessa jäsenhakulomakkeelta ja niin, että jäsenet/yhteistoimintajäsenet itse kirjautuvat Futural-järjestelmään ja päivittävät tietonsa. Rekisterin tietoja saadaan tilaisuuksiin ilmoittautumisen yhteydessä joko koulutukseen tai vesihuoltopäiviin osallistujalta tai hänet ilmoittavalta henkilöltä ja tilaisuuksien jälkeen, matkalaskulomakkeiden jättämisen yhteydessä, tilaisuuksien luennoitsijoilta. Rekisterin tietoja saadaan Vesihuoltopäiville esiintyjäksi ilmoittautuvan tai hänen yhteyshenkilönsä tehdessä esitysehdotuksen. Edelleen tietoja saadaan julkaisuiden tilauksien yhteydessä. Lisäksi vesihuoltoalalla toimivien sidosryhmien yhteystietoja haetaan julkisten kotisivujen kautta. Kehittämisrahaston hankerekisteriin tiedot saadaan hankehakemuksen lähettäjältä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Jos tapahtuman toteutukseen osallistuu ulkopuolinen kouluttaja, järjestäjä tai yhteistyökumppani, välitämme heille tapahtuman ja mahdollisen testauksen toteuttamiseen tarvittavat tiedot.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Poikkeuksena Futural-järjestelmästä lähtevät sähköpostit lähtevät EU-alueen ulkopuolelta (Yhdysvallat).

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisteritiedot säilytetään luottamuksellisina. Fyysiset aineistot (esim. osallistujalista) säilytetään Vesilaitosyhdistyksen toimistolla. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot kerätään yhteistyökumppani Futural-järjestelmän toimesta. Tiedot sijaitsevat Futural-järjestelmän palvelimella. Tietojen käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteriä käyttävät ainoastaan Vesilaitosyhdistyksen toimihenkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.

Jäsenet voivat päivittää rekisterissä olevia omia yritystietojaan kirjautumalla Futural-järjestelmään. Tilaisuuksiin ilmoittautuneet voivat päivittää rekisterissä olevia omia tietojaan kirjautumalla Futural-järjestelmään tai ilmoittamalla asiasta tapahtuman järjestäjälle. Futural-järjestelmän tietoturva on otettu huomioon monella eri tasolla, jotka sisältävät lähdekoodin toteuttamisen, järjestelmän päivitykset, järjestelmän teknisen ylläpidon ohjeistamisen sekä tietoturvauhista tiedottamisen. 

Teknisiä suojauskeinoja:

• SSL-tuki
• Tallennettujen tietojen suojaus
• Palvelinten pääsyrajaukset ja valvonta
• Ohjelmiston ja palvelinten käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet
• Yhteisön julkaisemien tietoturvapäivitysten asentaminen ensi tilassa

11. Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

12. Tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan itseään koskevan, virheellisen tiedon korjaamista. Virheellisen tiedon korjaamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisteriasioita hoitavaan henkilöön (kts. kohta 3).

13. Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä 

A. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja tehdä rekisteriasioita hoitavalle henkilölle (kts. kohta 3). Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi. 

B. Oikeus tiedon korjaamiseen

Vesilaitosyhdistys huolehtii omien mahdollisuuksiensa mukaan käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Vesilaitosyhdistys oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

C. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Vesilaitosyhdistys rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

D. Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia lähettämällä sähköpostia osoitteeseen vvy(a)vvy.fi.

E. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.

14. Evästeet

Vesilaitosyhdistys käyttää verkkosivustollaan evästeitä. Lisätietoa evästeiden käytöstä: Vesilaitosyhdistys - Evästeet.

15. Muutokset tietosuojakäytäntöön 

Vesilaitosyhdistys voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Tämä seloste on viimeksi päivitetty 5.1.2026. Vesilaitosyhdistys suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.